Administração de Condomínio
No Brasil, principalmente em cidades grandes e médias, é comum que as pessoas vivam em prédios de apartamentos ou em condomínios de casas. Este é um ambiente “comunitário” onde famílias convivem. Cada vez mais, é possível encontrar empreendimentos com múltiplas torres com dezenas ou até centenas de unidades de apartamentos. Esse fato demanda uma complexa gestão dos novos condomínios!
Quando se pensa em morar num condomínio sempre vem a cabeça: Preciso me preocupar com a manutenção? Será que os moradores respeitam as regras do condomínio? E as taxas mensais, será que irão aumentar? Vou morar com segurança? A partir destes questionamentos que define-se a importância das administradoras de condomínios.
Gerir um Condomínio Residencial, Comercial ou Associação é uma atividade que requer conhecimento e experiência para lidar com gestão financeira, de conflitos e ainda obrigações civis e trabalhistas. Uma equipe de administração com as competências necessárias e estrutura adequada para apoiar na gestão condominial, facilita o dia a dia do síndico e dos condôminos, realizando melhorias que manterão o patrimônio de todos valorizado e protegido.
Conversamos com os especialistas da Nasi Gestão de Condomínios e Imóveis e escrevemos este artigo sobre alguns assuntos importantes relacionados a gestão de condomínios como:
O que é e como funciona um condomínio;
Diferença entre Condomínio e Associação de Moradores;
O Condomínio como “empresa”;
Convenção de Condomínio;
A inadimplência em Condomínios;
Qual é o papel do Síndico ou do Síndico Terceirizado;
Reuniões de condomínio.
GRANDES IMÓVEIS, MUITAS PESSOAS, UMA ENORME RESPONSABILIDADE
Enquanto a obra de um prédio de apartamentos está em andamento, a responsabilidade pela gestão e segurança de tudo que ocorre no imóvel é da incorporadora. Quando a construção é finalizada e o Habite-se* é emitido, a responsabilidade do imóvel passa aos seus proprietários através da constituição do condomínio, não apenas das áreas privativas mas também das comuns.
*O Habite-se nada mais é do que uma certidão expedida pelas prefeituras municipais declarando que as obras de uma edificação (como uma casa, prédio, galpão ou salão) estão prontas e ela pode ser habitada com segurança. Para o proprietário ele é uma garantia de que a construção seguiu corretamente o projeto aprovado conforme a legislação.
Muitas incorporadoras contratam administradoras mesmo antes do final das obras para que esta já faça o planejamento da “passagem do bastão”, redigindo a convenção do condomínio e programando a reunião antes da entrega de chaves, onde os futuros condôminos devem aprovar a convenção, eleger o síndico, o sub-síndico e 3 conselheiros.
Mesmo que alguns incorporadores julguem importante estarem presentes na gestão dos condomínios de imóveis que desenvolveram, por acreditarem que é uma maneira de influenciar positivamente o condomínio e gerar marketing para sua marca e empresa, a partir do momento do Habite-se, os proprietários, através da constituição do condomínio, passam a ter a responsabilidade de gerir o empreendimento.
MAS AFINAL, O QUE DEFINE UM CONDOMÍNIO?
Segundo a legislação brasileira, o condomínio se caracteriza quando uma mesma coisa pertence a mais de uma pessoa e todos têm igual direito sobre o objeto e todas as suas partes comuns. Um condomínio é basicamente um conjunto de pessoas proprietárias de apartamentos no mesmo prédio, ou casas no mesmo terreno, sendo que cada um tem direito sobre sua unidade privativa e todos têm direitos iguais sob as dependências de uso comum da edificação, tais como academia, salão de festas, entre outros itens de lazer e serviço.
O condomínio é constituído até mesmo antes da entrega das chaves aos condôminos. A partir do registro do condomínio em cartório, este é obrigado a realizar o cadastro na Receita Federal, de forma a obter um CNPJ. O CNPJ é fundamental para a realização das atividades do dia a dia do condomínio como, por exemplo:
Contratar empregados;
Faturar compras;
Firmar contratos de prestação de serviços;
Abrir uma conta no banco, onde será aplicado o caixa do condomínio;
Recolher impostos.
Apesar de ter um CNPJ, o condomínio não é considerado uma empresa e se enquadra na Natureza Jurídica de Condomínio Edilício. Mesmo não sendo considerado uma empresa, a partir do momento em que o CNPJ é obtido, o condomínio passa a ter também diversas obrigações legais a serem cumpridas, similares as de uma empresa, como:
Fazer a escrituração contábil;
Entregar as declarações de estado e município.
Administrar um condomínio é uma tarefa complexa, tal qual administrar uma empresa, e pelo fato de os moradores terem outras atividades para realizar no dia a dia, surgiu a necessidade da terceirização da gestão de condomínios. Com isso, novos integrantes passaram a fazer parte do conceito de condomínio: as Empresas Administradoras.
Resumindo, podemos entender que o condomínio é uma Pessoa Jurídica, que é composta por seus proprietários, moradores, funcionários e empresa administradora, que juntos são responsáveis por lidar com todos os problemas e desafios dessa “empresa”.
UMA EMPRESA COM RESPONSABILIDADES
Agora que entendemos o conceito de condomínio e a necessidade de administrá-lo da forma correta, vamos passar por algumas atividades que juntas compõe o conceito de administração de condomínio.
“Fechar” as contas e manter a transparência financeira a todos os condôminos, através de balancetes e assembleias em que as informações financeiras são divulgadas;
Definir a Convenção de Condomínio;
Realizar a cobrança do condomínio dos moradores, enviando uma carta com o boleto da mensalidade do condomínio;
Acompanhar a equipe de gestão do condomínio, orientando nas decisões que devem ser tomadas para o melhor funcionamento e harmonia;
Realizar visitas periódicas para vistoria e verificação de necessidades da equipe de gestão do condomínio e funcionários, como treinamentos, cursos e palestras;
Gestão de pessoas: através de sistema específico para condomínios deve ser elaborada a folha de pagamento (se os funcionários forem da empresa, ou terceirizados), cálculo de horas extras, recolhimento dos encargos sociais, programação de férias, rescisão contratual, declaração de rendimentos, RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) e outras atividades. Fazem parte do quadro de funcionários de um condomínio o zelador, porteiros, vigias, seguranças e faxineiros.
O QUE É A CONVENÇÃO DE CONDOMÍNIO
A convenção de Condomínio contém as principais regras que visam o bem estar geral do condomínio, funcionando também como uma espécie de “manual”. A convenção é estabelecida pelos condôminos e podem ser incluídas quaisquer regras desde que não desrespeitem o Código Civil. Esse documento passa a entrar em vigor após a assinatura de, pelo menos, dois terços dos proprietários. Por ser um documento relativamente complexo, é recomendado que os condôminos busquem o auxílio de um advogado para redigi-lo e evitar transtornos futuros. Faz parte do trabalho de administradoras de condomínios também o apoio nessa redação.
A convenção de condomínio contém regulamentações importantes sobre, por exemplo:
Registros de remuneração do síndico ou de isenção de cotas ordinárias para este;
Funções do síndico;
A forma e um quórum mínimo para a destituição do síndico;
Regras de convocação e detalhes da Assembleia;
Modelo de administração do condomínio;
Número máximo de procurações na Assembleia por procurador;
Sanções em caso de desrespeito às normas, como: música alta, estacionar errado, desrespeitar ambientes;
Realização de obras ou quesitos para sua aprovação. Normalmente as convenções permitem obras em condomínios residenciais em dias úteis das 8h até 17h ou 18h e após as 18h ou em finais de semana em edifícios comerciais;
Orçamento e Rateios para despesas ou manutenção;
Descrição da usabilidade do edíficio – determinando quais áreas são comuns e quais são privadas e as regras de uso das coletivas;
Inadimplência.
INADIMPLÊNCIA EM CONDOMÍNIOS
De acordo com o Código Civil, o condômino que não pagar a sua contribuição ficará sujeito aos juros moratórios convencionados, ou caso não previstos, de 1% a.m. (um por cento ao mês) e multa de até 2% (dois por cento) sobre o débito. É competência do síndico cobrar dos condôminos as suas contribuições, assim como impor as multas devidas.
Não podem ser convencionados juros e multa maiores que os descritos acima. Infelizmente esses baixos juros e multas fazem com que diversas pessoas por má fé ou até mesmo reais dificuldades financeiras deixem o condomínio como uma das últimas prioridades.
O inadimplente pode se recusar a pagar suas pendências, havendo a necessidade, dos outros moradores que cumprem suas obrigações no prazo correto, de “cobrir” a parte do devedor dos gastos do condomínio. Esse fato gera desconforto na harmonia do condomínio.
Alguns problemas no Brasil são a falta de rigidez na cobrança dessas penalidades, valores baixos para as multas convencionadas e até a falta de conhecimento do síndico sobre quais penalidades podem ser aplicadas ao inadimplente. Abaixo listaremos algumas penalidades que o síndico pode e deve aplicar:
Multa de 2%, Juros e Proibição de Votar nas Assembleias;
Protesto de boletos vencidos;
Penhora – esta pode não ser do imóvel mas, por exemplo, de automóveis ou bens pessoais que possam ser leiloados. Em último caso é feita a penhora e leilão da unidade devedora;
Multa pós-condenação na justiça – após a condenação, o devedor tem 15 dias para quitar o saldo e, caso não cumprida a obrigação, será acrescida multa judicial de 10% sobre o débito.
Para a solução de pequenos problemas de atrasos pode ser realizado acordo informal com os inadimplentes utilizando-se o “bom senso” da administradora ou do síndico e seus conselheiros. Em casos de dívidas relevantes com múltiplos meses vencidos, nem a administradora nem o síndico tem a autoridade de propor parcelamentos, ou redução de valor. Dispensas de multa e juros só poderiam ser concedida caso aprovada pela assembleia, mas são muito incomuns.
A partir de março de 2016, quando o novo Código Civil passou a ter validade, o inadimplente pode ter seus itens pessoais penhorados caso não quite suas obrigações em até três dias após ser comunicado sobre o Processo Judicial. A penhora da unidade habitacional só é realizada caso o réu não tenha outros bens a oferecer, sendo, portanto uma medida de “último caso”.
ADQUIRINDO IMÓVEIS COM DÍVIDA
Ao procurar uma unidade habitacional para comprar, ou havendo a possibilidade de receber um imóvel como indenização, deve-se sempre solicitar a “Declaração de quite” ou “Declaração de Quitação de Débitos” do imóvel, que comprova que a unidade está com todas as suas obrigações condominiais em dia. Esta deve ser emitida pela administradora.
É importante considerar que ao adquirir uma unidade em débito com o condomínio, a dívida vem junto “no pacote”. Por esse motivo, sempre confira as pendências da unidade para garantir que não ocorra nenhuma surpresa indesejada. Sempre consulte os cartórios de notas e verifique se existem protestos ou outras pendencias.
Nosso conselho é sempre buscar o auxílio de um profissional especializado em direito imobiliário, que te guie por todo o processo de diligência antes de fechar o negócio, para que você não caia na armadilha do preço baixo.
QUAL É O PAPEL DO SÍNDICO OU DO SÍNDICO TERCEIRIZADO
Ao pensar em administração de um condomínio, as pessoas que já tiveram a oportunidade de morar em um, imediatamente se lembram da figura do síndico. Como explícito na convenção de condomínio, o síndico é aquela pessoa que é eleita pela Assembleia Geral dos Condôminos e é responsável direto pela ordem, disciplina, limpeza e segurança do condomínio. O síndico pode ser um morador ou pode ser um funcionário contratado pelos condôminos, e é o responsável legal pelo Condomínio, sendo quem responde judicialmente por ele.
A existência de um síndico no prédio é uma exigência legal dada por Lei Federal que estabelece as condições de funcionamento do condomínio. Apesar disso, em nosso País ainda não existe uma Lei que regulamenta o exercício da profissão de síndico administrador de condomínios, existindo um Projeto de Lei que visa cumprir esse objetivo em um futuro próximo.
Como o síndico lida com problemas do dia a dia do prédio, alguns moradores se tornam céticos quando existe a possibilidade deste ser um funcionário terceirizado e não um morador. Muitos entendem que apenas um morador que de fato “sente na pele” os problemas do prédio faria uma gestão adequada do condomínio. Muitos entendem que faltaria a um funcionário essa motivação extra, o que na verdade é uma visão muito limitada.
É claro que um morador focaria na solução dos problemas, já que a solução beneficiaria também a ele. Porém, deve-se entender que o morador dificilmente será um síndico “full time” já que este têm outro trabalho e assuntos para cuidar. Outro fator a ser considerado é o profissionalismo com que as atividades poderiam ser realizadas por alguém que tem essa ativividade como sua principal. Cada caso deve ser analisado individualmente e não existe uma solução padrão que é a melhor para todos os condomínios.
REUNIÕES DE CONDOMÍNIO
Em um condomínio, tudo é decidido nas assembleias. Desde a aprovação de contas e a autorização de reformas até a escolha do novo síndico e o sorteio de vagas de garagem.
Por deliberar sobre tantos assuntos importantes, é fundamental a presença do máximo de moradores possível, sendo que todos devem ser convocados através de notificação individual para esta reunião. Dada a importância, caso apenas um morador não seja devidamente notificado, a Assembleia pode perder a validade.
É responsabilidade do síndico e dos conselheiros do condomínio convocar as assembleias e é exigido que seja convocada ao menos uma assembleia no ano, chamada de Assembleia Geral Ordinária. Nela são votadas a prestação de contas do ano anterior, são feitos os reajustes no valor das contribuições e a eleição do síndico.
Outras Assembleias, chamadas de Assembleias Gerais Extraordinárias podem ser convocadas quantas vezes forem necessárias para deliberar sobre os demais assuntos do interesse do condomínio. Para que quaisquer assuntos sejam votados em Assembleia é necessário que este esteja explícito na convocação da reunião e apenas os condôminos que estão com suas obrigações em dia, isto é, não inadimplentes, possuem o direito de voto.
Tudo que ocorre em uma Assembleia deve ser registrado em um documento chamado de Ata da Assembleia. Duas pessoas são eleitas como responsáveis para redigir esse documento, que possui um resumo das ocorrências e debates realizados. Os redatores devem assiná-la e tal documento deve ser registrado em cartório para que sua veracidade e legalidade sejam comprovadas.
ESCOLHENDO O SEU CONDOMÍNIO
Lembre-se, não adianta você ter um lindo apartamento, todo conservado, decorado e perfeito se da porta para fora o condomínio está degradado e desvalorizado. Seu patrimônio é o todo, não apenas seu apartamento, escritório ou casa em condomínio fechado.
Por isso, na hora de escolher onde vai morar, deve-se atentar as competências da administradora de condomínio. Alguns pontos importantes a serem verificados são:
A Gestão de Recrutamento e Seleção focada na contratação de mão de obra com análise de antecedentes civil e criminal, observando-se o perfil para atender aos condôminos e de desenvolver as atividades exigidas na função;
A Transparência, pela verificação de emissões trimestrais das Certidões Negativas – INSS, FGTS e Receita Federal, o que garante que todos os encargos estão sendo pagos corretamente;
Se a administradora é associada do Sindicato da Habitação (SECOVI) – órgão que representa e defende a atividade imobiliária dentro de padrões éticos;
Se a administradora de condomínio mantém regularmente certificados com atualização e capacitação nas melhores práticas do mercado.
E lembre-se, estar presente no dia a dia do seu condomínio fará toda a diferença para que todos convivam com respeito e tenham bem estar.
DIFERENÇA ENTRE CONDOMÍNIO E ASSOCIAÇÃO DE MORADORES
É importante saber que um Condomínio tem o seu perfil legal orientado pelo Código Civil de 2003. Neste, são definidos os direitos e deveres de condôminos e dirigentes, além de formas de cobranças, valores de multas e juros para inadimplentes a que todos os condôminos devem se submeter. Se você compra uma unidade em um condomínio, você é obrigado a se submeter a esses deveres.
Já uma associação de moradores não possui um caráter obrigatório, ou seja, os moradores podem escolher se desejam ou não participar da mesma, assim não existe qualquer obrigatoriedade de pagamento de taxas de contribuição a uma Associação de Moradores.
Na prática, um prédio ou condomínio residencial horizontal é considerado um condomínio, enquanto por exemplo, uma rua sem saída, que foi fechada por um grupo de moradores da região, não se enquadra na definição de condomínio e pode se caracterizar como uma Associação de Moradores do local.
Fonte: Blog RExperts - http://rexperts.com.br/administracao-de-condominio-a-dinamica-vida-do-empreendimento/